Evvetttt…. Kaldığım yerden devam ediyorum 🙂 Etkinlik hazırlıklarımız tüm hızıyla sürerken, başımızdan aksiliklerde eksik olmuyor tabii güzel gelişmeler de oluyor.
Adım 5 : Bir Küçük Değerlendirme
Bütün bunları yaptıktan sonra bir durup nefes almanız gerekiyor. Şimdiye kadar neler yapılmış, ne kadar yolumuz var, ne durumdayız gibi soruları minik bir mola ile kendimize sorduğumuzda sonuç : “eyvah daha çok iş var!” oldu 🙂 Hemen bir to do list listesnin ardındanda mola vermekten vazgeçip çalışmaya devam ettik.
Adım 6 : Etkinlik Detaylarının Belirlenmesi
Genel olarak bir etkinliğin adı aslında daha yola çıkılmadan bellidir, tabi bazı istisnai durumlarda belli olmayabiliyor. – Özellikle ortada bir sponsor varsa – Aynısı bizim içinde geçerli oldu. Konukları belirlendi, akabinde hepsi ile iletişime geçildi, gelip gelmeyecekler kısmı ölçülerde netleştirildi. Tam bu noktada bir isim kargaşası yaşadık ama çok sürmedi. IBW : Innovative Business Women… Etkinliğimizin temasına uygun olan ismi bulmak biraz zor olsa da şahsen içime sindi.
Adım 7 : Tuhaf Durumlar
Siz etkinlik için koştururken karşılaşabileceğiniz tuhaf durumlarda var. Örneğin gelecek misafirlerinizden bazıları yan çizebilir 🙂 Sponsorunuz parayı yatırmakda gecikebilir, okul aksilik çıkarabilir, etkinlik ekibinde de kaytarmalar olabilir, olabilir de olabilir yani.
Adım 8 : Somut Etkinlik Detayları
Evet artık bir etkinlik adınız, net tarihleriniz, gelecek konuklarınız varsa sırada her şeyi somutlaştırmak var. Öncelikle sponsorun parayı binbir zahmet size göndermesini bekliyorsunuz harekete geçmek için 🙂 Akabinde hemen misafirlerinizin uçak biletlerini almak için bazılarıyla uzun, bazılarıyla kısa mailleşmeler yaşayıp bu durumu hallediyorsunuz. -Bizim dezanavtajımız ise Isparta’nın konumu itibari ile otobüsle uzak, uçakla oldukça pahalı olması. – Sırada kim ne zaman geliyor ise konaklamaları ve ağırlama detaylandırmaları oluyor.
Sadece misafirleri düşünmüyorsunuz tabii ki, etkinliğe katılacak her katılımcı da ayrı ayrı değerli. Bu durumda acaba onlar için neler yapabiliriz diye düşünmeye başlıyosunuz. Tüm gün süren etkinliklerin ilk çözülmesi gereken olayı öğle yemeği, bununla birlikte Isparta’ya özgü olduğunu düşündüğüm hafta sonu kampüse seyrek kalkan otobüsler. İkisini de çözdük tabii ki ! Kahveden suya, öğle yemeğinden otobüse kadar her şeyi düşünmeye çalıştık!
Yine aynı zaman zarfında salon için detaylar düşünülmeye başlıyor, kırlangıçlar, sponsorlar için reklamlar, brandalar, yaka kartları ve daha sayamadığım bir sürü şey.
Bunlarla paralel şekilde birde etkinliğin logosu, sitesi, oturum saatleri gibi teknik detaylar devreye giriyor. Hızlı çalışacak iyi bir tasarımcıya ihtiyacınız var. Biz bu konuda şanslıydık 2 günde imkansızı yapan bir tasarımcıyla logomuzu, afişlerimizi yani etkinliğin temasına uygun tasarımı ortaya koyan biriyle çalıştık. – Yeri gelmişken burdan Süperman’a teşekkürler 🙂 – Ve tasarımların , sitenin hazır olması ile birlikte 3.. 2.. 1.. Ve yayın! diyorsunuz 🙂
Adım 9 : Reklam , reklam , reklam!
Sırada en ciddi hedeflerden bir tanesi var. O da etkinliğinizle ilgili kişilere ulaşabilmek. Bunun en güzel yolu reklam tabii ki. Mümkün olan şekillerde bunu kullanabilmek önemli. İlk hedef okula asılacak afişler, ikinci hedef okulda en görünen yerlerdeki raketler, bir diğeri mümkünse okuldan bilboardlar, okuldaki her öğrenciye erişmek için el broşürleri. Bunlar okulun içinde, bir de dışardaki çalışmalar. Mümkünse duraklardan ve şehrin güzel yerinden bilboard – burası biraz tuzlu kısmı-.
Adım 10 : Ve Geri Sayım 🙂
Gelecek herkes, oturumlar, reklamlar, bitmek üzere… Tabi son güne kadar hazırlıklar hep devam edecek. Biz çok heyecanlıyız, bu güzel etkinliğe dahil olmak isterseniz 2-3 Mayıs’ta sizleri de bekliyoruz!
Sevgilerimle.